Secretaria: “Capacidad, confianza, discreción, mesura, amabilidad, paciencia”

El 4 de Septiembre se celebra en Argentina el “Día de la Secretaria”. Es un día conmemorativo dedicado a reconocer el trabajo y la dedicación mostrada diariamente por estas profesionales. Ser secretaria es una vocación y profesión que implica mucha responsabilidad, conocimientos, calma, discreción, orden, contención, buen trato y presentación. 

Un poco de etimología y de historia

El significado etimológico de la palabra secretaria, del latín “secretum” es secreto. En Europa medieval los secretarios eran funcionarios estatales que guardaban información confidencial.

La historia del Día de la Secretaria señala que todo tuvo origen cuando, en 1952, la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en Estados Unidos, reunió a un enorme número de secretarias.

El festejo de la Asociación se llamó: “Semana Nacional de las Secretarias”. Fue creado con el propósito de reconocer las invaluables contribuciones de las secretarias en su lugar de trabajo. La fecha del Día de la Secretaria varía de país a país, pero todas tiene un mismo propósito: reconoce la labor de los asistentes administrativos, asistentes de gerencia, recepcionistas, ayudantes, oficinistas, funcionarios, administrativos y por supuesto, secretarios.

La secretaria y sus múltiples funciones

Actualmente las secretarias y secretarias ayudan a sus jefes, ya se trate de puestos públicos o privados en todas la tareas administrativas, atienden consultas y llamados telefónicos, reciben y responden correspondencia de acuerdo a instrucciones de su jefe, manejan sus agendas y les brindan todo tipo de apoyo en su gestión, descomprimiendo la tarea de quienes poseen altos cargos ejecutivos o de gobierno, teniendo los deberes como todo empleado, de fidelidad y confidencialidad en el desempeño de su tarea. La secretaria de una empresa, sea esta pública o privada; debe ser una persona metódica, responsable, actualizada, con capacidad de trabajo, que tenga la fortaleza para poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a los cambios que requiere la profesión. Debe tener don de gente, ofrecer su mejor imagen posible, amable, cortés, comunicativa, capaz de relacionarse con todos los compañeros, interactuar con ellos, tener iniciativa y estar preparada para resolver o buscar alternativas para solucionar problemas, tener paciencia y tratar de sonreír siempre. Se señala que es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.