Tus mensajes deben ser claros
Esta semana el equipo de MPR quiere compartir con ustedes un artículo enfocado en las comunicaciones 2.0, escrito por Olmo Axayacatl.
Cuando hablamos de la comunicación 2.0 es necesario dejar bien claro que la comprensión del mensaje emitido es responsabilidad del emisor, más allá que de los receptores.¿Por qué esto debe ser así? Son varias las razones que ponen la responsabilidad sobre quien emite el mensaje, pero quizá la más importante es el bombardeo masivo de información al que todos estamos expuestos en la red. El hecho de que existan tantos mensajes tratando de captar nuestra atención al mismo tiempo implica que aquella información poco clara sea puesta en un segundo plano de inmediato.Cuando hablamos con alguien de forma presencial son varias las maneras en las cuales comprendemos el mensaje, lo que permite generar un panorama muy bueno de lo que se nos está queriendo decir. Por ejemplo, podemos ver los gestos de la otra persona y captar las variaciones del tono de su voz, lo que permite hacernos una idea clara del mensaje que se quiere transmitir. Sin embargo, en la comunicación no presencial, a través de medios digitales, la cosa se complica un poco porque los mensajes suelen resultar en muchas ocasiones bastante confusos.No supongas absolutamente nadaEn la comunicación 2.0 el error más grande en que se puede caer es el de suponer. No supongas que todos van a comprender tu mensaje de la misma forma en que tú lo haces, porque habrá muchas cosas que para ti indicarán algo, pero si el mensaje no queda completamente clara entonces surgirán diversos enfoques. Antes de publicar información en la red sugiero que hagas un breve análisis sobre si tu mensaje quedará claro para los demás, podría ser algo tedioso al principio, pero vale la pena, sobre todo si estás desarrollando tu marca personal, y no se diga la marca de una empresa.La comunicación 2.0 es una herramienta poderosa para influir en otros. Como bien se dice, una imagen vale más que mil palabras, y un vídeo muchísimo más. El detalle es que una misma imagen puede representar dos cosas completamente opuestas, dependiendo de quienes sean los receptores del mensaje, y de una imagen difícilmente se puede obtener más información, se trata más bien de algo que se interpreta. Te diré que no se le puede dar gusto a todo el mundo, sin embargo, la cautela nunca está de más: no supongas.Define tu público objetivoLa comunicación 2.0 debe ser fluida, por lo que no se trata de quebrarse la cabeza pensando de que manera todos comprenderán lo que quieres que entiendan: siempre va a haber alguien que no quede conforme, que no entienda el mensaje, e incluso, que esté en una postura de oposición. Por ello es importante determinar un público objetivo. Digamos que eres un diseñador de camisetas, pero tus modelos son enfocados más bien a la gente joven; entonces tus mensajes deben enfocarse en dicho segmento, siendo conscientes de que gente de mayor edad podría no llegar a comprender lo que quieres transmitir.Tips para redacción de mailsComo complemento al artículo dejamos unos tips muy prácticos escritos por Jorge Avila, sobre como redactar un mail, ya que es una de las comunicaciones 2.0 más utilizadas en el día a día de las pymes.Un correo mal redactado pierde muchos beneficios que esta maravillosa herramienta nos puede dar y de ahí la importancia de mejorar. Hoy compartimos contigo 7 consejos para mejorar la calidad en la comunicación que tienes a través de tus emails lo que te permitirá ser más efectivo y ahorrar tiempo.Antes que nada hay que mencionar que tener una buena ortografía, gramática y redacción es muy importante, aunque no te dediques a escribir tener un nivel decente es esencial, ah, sin olvidar evitar el terrible caso de escribir todo en sólo un párrafo con puras mayúsculas (por favor no lo hagas); creo que esto sería el consejo cero. Dicho esto, veamos los 7 consejos de hoy.1. Asegúrate de que sea claro el con quién hablas.Comenzar los correos con el nombre de la persona a la que le estás hablando es ideal en particular en correos donde se esta incluyendo a mucha gente, esto aunado al correcto uso de los campos Para:, CC: y BCC:.2. Todo correo debe tener un propósito.Desde saludar, hasta darle seguimiento a un tema o pedir un favor. Si este correo va a existir es por alguna razón y debe ser clara y conocida para todos los involucrados.3. Se directo y breve.Existen diversas corrientes que buscan promover la efectividad de los mensajes, evitando lo más posible enviar texto innecesario. Algunos dicen que 3 oraciones son suficiente para expresar lo que realmente necesitamos; para los que necesitan un poco más están las versiones de 4 y 5 oraciones.4. No utilices el campo Título como el mensaje.Algunos en su afán por ganar tiempo, o llamar la atención del receptor, deciden enviar el contenido del mensaje en el campo Título, lo cual no es recomendable.5. Utiliza el título como indicador de Tema y Motivo del mensaje.Un título de correo bien formado es una maravilla, incluso te ayuda a organizar tu buzón visualmente. Un formato estándar también te puede ayudar6. Piensa en el futuro.A diferencia de un chat o algún mensaje en las redes sociales, los correos electrónicos tienen una particular relevancia a través del tiempo. Incluso algunas personas los utilizan como comprobantes de solicitudes, autorizaciones y/o algunos otros usos legales.Por esta razón, es importante que te tomes el tiempo en ser claro en tus correos ya que en un futuro cercano puedes requerir apoyarte en el historial de los mismos, y qué mejor que contar con información clara; no queremos dejarle todo a nuestra mente, verdad?7. Utiliza una plantilla predefinida para enviar tus correos.Utilizar una plantilla en tu correo te puede ayudar a asegurarte que no se te olvide ninguno de estos puntos, y así redactar un excelente correo.Adicional a estos 7 consejos no olvides configurar bien tu cliente de correo, que la gran mayoría ofrece mucha funcionalidad, como lo son las firmas, las auto-respuestas, las reglas, plantillas inteligentes, entre otras.Un correo bien formado puede tomar más tiempo en el corto plazo (no mucho realmente), pero estoy seguro que te ahorrará mucho tiempo en el mediano y largo plazo. Y aunque no lo creas, tus correos dicen mucho de ti.
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